ベンチャー企業における広報の役割と方法とは？効果的な外注の仕方も紹介
ベンチャー企業の場合、人的リソースや資金が不足しがちなことから、なかなか広報まで手が回りません。
しかし、「本当はやるべきだ」と思っている経営者の方は多いのではないでしょうか。
あるいは、「広報をやってはいるが、なかなか軌道に乗らない」と思っている経営者および広報担当者の方も多いでしょう。
顧客や社会と良好な関係を結び、会社やブランドを大きく伸ばしていくためには、広報は不可欠です。
今回は、ベンチャー企業の広報が置かれている特殊な状況を確認するとともに、ベンチャー企業における広報の役割と方法をお伝えします。
あわせて、ベンチャー企業でも活用できる効果的な外注の仕方にも触れていきます。
ベンチャー企業における広報の役割と方法とは？効果的な外注の仕方も紹介
ベンチャー企業における広報の特徴
まずベンチャー企業における広報の特徴を整理します。
一口に「広報」と言っても、ベンチャー企業の広報と大企業の広報では置かれている状況が全く異なります。
ベンチャー企業にお勤めの方にはご存知の内容が多いかもしれませんが、改めて確認してみましょう。
「ひとり広報」になることが多い
小規模な会社が多いベンチャー企業では社内で広報担当を置く場合でも、広報部までは作らず、一人で広報を担当する、いわゆる「ひとり広報」になることが多いです。
「ひとり広報」は小回りがきくという長所もありますが、一方、以下のような点で困っている広報担当者も少なくありません。
- 社内で広報のノウハウを共有してもらうことができない
- 広報施策について相談できる相手がいない
- 対応できる業務量に限界がある
「ひとり広報」には他社で広報実務を経験したベテランが着任する場合もありますが、多くの場合は広報経験の少ない方が任され、悩みながら試行錯誤することになります。
会社やブランドの知名度がまだ低い
ベンチャー企業は会社やブランドについてまだ広く知ってもらえていない状態がほとんどです。
何か新しい情報を発表したとしても、有名大企業ほど容易にはメディアに取り上げられないでしょう。
SNSを運用していたとしても、フォロワーがなかなか増えないことに悩む広報の方も多いはずです。
ベンチャー企業の広報は大企業とは違った面での難しさがあると言えるでしょう。
スピーディーな動きが求められる
ベンチャー企業では知名度がまだ低いこととも関連して、情報発信の頻度を高めることが求められるケースも多いです。
会社自体の動きが速いことも多く、新商品・新サービス、キャンペーンの情報や、時には採用・体制変更の情報をその都度適切に発信することが求められます。
その結果増大した業務量に手が回らない広報担当者も珍しくありません。
ブランドコンセプトなどが必ずしも明確でない
ベンチャー企業では、会社としての方針やブランドコンセプトが曖昧であったり、時にはひな形しかない場合があります。
仮にコンセプトなどがあったとしても、実際の商品・サービスやターゲットとなる顧客にまだうまく馴染めていないこともあるでしょう。
しかし、広報をする以上、どこかで方針やコンセプトは確認するべきです。
広報担当者がコンセプトなどを一から考え直すという事態にはならなかったとしても、外への打ち出し方についてしばしば頭を悩ませることになります。
ベンチャー企業における広報の役割
広報の役割について「認知拡大」や「販売促進」などを思い浮かべる人は多いです。
それが間違っているわけではありませんが、ベンチャー企業の広報の役割は主なところとしては以下の2つになるのではないでしょうか。
社外ではパブリックと良好な関係を結ぶ
ベンチャー企業における広報の対社外での役割は、パブリック（例えば顧客やパートナー企業、メディア、関係機関など）と良好な関係を結ぶことです。
広報と似た意味で使われるPRという言葉はPublic Relationsの略です。
認知拡大や販売促進は、パブリックとの良好な関係があってこそのものです。
企業側が一方的な情報発信をしているだけではパブリックと良好な関係を結ぶことはできません。
パブリックが求めている情報を提供し、相互の交流を通じて、良好な関係を築くことが広報には求められます。
社内では会社やブランドの方向性を明確にする
ベンチャー企業における広報の対社内での役割は、会社やブランドの方向性を明確にすることです。
最近重視する企業が増えている社内広報 も、突き詰めれば会社やブランドの方向性を明確にして社員に共有するということです。
前述した通り、ベンチャー企業では会社やブランドの方向性がしっかりと定まっていないこともあり得ます。
あるいは、社内では共通認識があったとしても、外向けの言葉として表現されていないことも少なくありません。
ですから、会社やブランドの「見え方」を考え、情報発信の過程で方向性の整理をするのも広報の役割になります。
読んでいただくとわかる通り、この広報の役割は経営やブランドの中核に直結しています。
まずはこの役割の重要さを社内で認識することが、広報担当者の仕事を後押しするための一歩でしょう。
ベンチャー企業における広報の方法
ベンチャー企業における広報の方法は多岐にわたります。
主なものだけに絞っても業務量としてはボリュームがあるので、「ひとり広報」の多いベンチャー企業の広報担当者が全てを自分でやろうとすると、キャパシティを超えるかもしれません。
また、広報担当者に広報としての経験が少ない場合は、実際にどのように実践すればいいのか自信を持てない場合もあるでしょう。
そこで、ここでは、主な広報手法の紹介にあわせて外注の上手な使い方も提案します。
もちろん、「外注する予算なんかない」という声があるのは百も承知です。
ただ、以下の2点は考慮していただいてもよいと思います。
・大手の広報代理店だと費用が高くなるが、当社のような小規模な会社だと予算に合う場合もある
・自社でゼロから試行錯誤するよりも、最初は外部のサポートがあった方が効率的に広報施策を実行できる可能性が高い
一度外注したからと言って、ずっと外注しなければならないことはありません。
いずれ広報は自社で回せるようになりたいと伝えれば、当社のようにその前提で伴走してくれる代理店もあります。
将来的には広報を内製化する前提で、部分的に代理店を活用する企業は珍しくありません。
それぞれの方法で上手な外注の仕方も見てみましょう。
プレスリリース・ニュースレター
プレスリリースはメディアへニュースの材料を提供する資料です。
内容はニュース性のあるものに限られるので、新商品・新サービスの発表、キャンペーン・イベントの告知、調査結果の公開などがメインです。
プレスリリースは基本的にはメディアに届けることに意味があるので、メディアに直接送るか、PRTIMESなどの配信代行サービスを利用して配信します。
プレスリリースには決まったフォーマットや書き方のポイントがある ため、ある程度学習が必要です。
プレスリリースに対してニュースレターは社会のニーズやトレンドなどを踏まえてメディアにネタを提供するもので、こちらは発表済みの情報を内容としても構いません。
ただし、プレスリリースに比べるとメディア掲載の確度は落ちるということと、利用できる配信代行サービスが限られることには注意が必要です。
プレスリリースは自社で作成する会社も多いですが、広報に不慣れで試行錯誤を繰り返しそうなら、外注も検討してみてください。
というのも、例えば業界最大手の配信代行サービスPRTIMESを利用すると1回の配信につき従量課金プランでは3万円かかります（2023年3月現在）。
試行錯誤しながら10回配信したら30万円です。もちろんその間、広報担当の方の工数もかかっています。
それならまず当社のような小規模の代理店に依頼をして、自社のプレスリリースを専門家が書くとどうなるかを最初に見てしまうというのは、悪い選択肢ではありません。
それを踏まえて、その先は自社でプレスリリースを書いていくなら、最初の試行錯誤にかかる期間を短縮できます。
代理店によっては、自社で書いたプレスリリースを監修だけしてくれるサービスもあります。慣れないうちは、そういった監修サービスを利用してもよいでしょう。プロから添削が入ると参考になる部分も多いはずです。
イベント
記者会見、トークイベント、シンポジウム、試食会、ウェビナーなどのイベントも広報の手法の1つです。
ただ、イベントにもよりますが、準備や段取りに大きな労力がかかることが少なくありません。
台本を書いてスムーズに進行することも大切で、大変です。
また、例えばメディアを呼ぶなら告知をして、出席者の管理をして、当日受付をする必要があります。そして、参加しなかったメディアから「動画や写真など素材はありますか」と聞かれれば応えたいところです。
イベントはうまくいけば大きな効果が見込めるものの、経験がないと、必要な準備が抜け落ちてしまい本番まで気付かない可能性があります。
最初の頃は広報代理店やイベント会社を頼るのも一つの選択肢でしょう。
ただ、のちに自社だけでイベントを行えるようになりたいなら、丸投げはせず、ある程度は自社でも動いてみた方がよいでしょう。当社のようにコンサル的にイベントに関わってくれる代理店もあります。
メディアプロモート
プレスリリース・ニュースレターやイベントにも付随しますが、広報ではメディアプロモートも非常に重要です。
メディアプロモートとは、メディア関係者に連絡を取ったり、直接会ったりして、自社の情報がメディア掲載につながるようアプローチすることです。
もし、自社に興味を持ってくれるメディア関係者と繋がることができれば、広報をする上で財産になることは言うまでもありません。
メディアプロモートはリソースが許せばなるべく自社でやった方が良いでしょう。
とはいえ広報代理店の頼りどころもあります。
広報代理店は概ね豊富なメディアリスト（メディアやメディア関係者の連絡先一覧）を所有しており、担当者次第ではすでに複数のメディアと深い関係を築いています。
ですので、広報代理店にメディアプロモートを依頼すると、自社であたっているのとは別のメディアに露出したり、自社であたっているメディアに別ルートから掲載が獲得できる場合もあるのです。
ここぞという場面では、広報代理店にメディアプロモートを依頼してみるのも検討の価値があります。
オウンドメディア
オウンドメディアは広義には企業が所有するメディア全般を指しますが、現在では主に、自社で情報発信をするブログのようなサイトを指して使われる言葉になっています。
オウンドメディアでは読者が関心を持つ情報を発信して、お問い合わせや受注などにつなげます。SEO対策の視点で述べると、サイト全体の評価を高めることにもなります。また、オウンドメディアは、自社が情報発信している分野の専門家であるという信頼感の上昇にもつながります。
適切に記事を書けば蓄積されていくので、自社の財産、資産になるでしょう。
ところが、オウンドメディアを定期的に更新するのはかなり工数のかかる作業です。また、記事やサイトの検索順位を上げるためには、SEOの知識や技術が必要になります。
サイトがない場合は、そもそもサイトを作るところから始めなければなりません。
自社で手が回らない場合は、サイト制作会社や記事制作を行っている会社、または個人に依頼できます。広告代理店は、その手のものも提携をするなどして守備範囲のところが多く、当社は優秀なSEOコンサルタントと提携しています。
最近はnoteをオウンドメディア代わりにする企業も増えてきました。noteはアカウントを作成して多少カスタマイズをすれば、発信を始められます。
しかし、自社で独立してサイトを持つのとは違い、他社のプラットフォームに依存する分、リスクはあります。オウンドメディアとは違い資産にもなりません。また、noteでの発信にはnoteのユーザーに合わせた内容の調整が必要です。
SNS
Twitter、Facebook、Instagram、TikTok、YouTubeなどのSNSはユーザーに直接情報を届け、反応がもらえるのが最大のメリットです。
サービスごとに利用者の属性や向いている商材が違うので、始めるときには注意が必要です。
企業SNSでは商品・サービスを売り込んでとにかく売り上げにつなげるというよりは、商品・サービスへのフィードバックを受けるなど、ユーザーとの交流やファンを増やすことを大切にした方がよいとされています。
SNSは無料で始められますが、更新に手間がかかるのは覚悟しておいた方がよいでしょう。
SNS運用代行会社もありますが、クオリティはピンキリです。自社や自社のターゲットを理解した上で運用代行してくれる会社を見つけるのには苦労することもあります。
広報代理店に聞くと、そもそも自社にSNSの部署があったり、取引のある運用代行会社を紹介してくれる場合もあるので、まずは付き合いのある代理店に聞いてみるとよいかもしれません。
まとめ
ベンチャー企業の広報は、お伝えしてきたようにリソース不足になりがちで、広報の手法を解説した書籍やサイトは多いですが、最初から全てを自社で行うのは至難の業です。
外注をすると広報の仕事を奪われるのではと心配する方もいらっしゃるかもしれませんが、広報代理店はあくまで広報活動をサポートし、広報の選択肢を広げるためにあります。
また、当社のような小規模な会社であれば比較的費用も抑えられます。
自社で広報活動を行いながらも、要所要所で上手く外注を活用してみてはいかがでしょうか。
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花村広報戦略合同会社
花村 憲太郎（Kentaro Hanamura）